Khảo sát nội bộ không chỉ là công cụ đo lường mức độ hài lòng và gắn kết của nhân viên, mà còn là “tấm gương phản chiếu” sức khỏe tổ chức. Khi được thực hiện đúng cách, khảo sát nội bộ giúp doanh nghiệp phát hiện những điểm nghẽn trong quản trị con người, từ đó cải thiện trải nghiệm nhân viên và giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai khảo sát là: làm sao để nhân viên thực sự muốn tham gia và trả lời một cách trung thực?
Với hơn một thập kỷ đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp trong khảo sát nguồn nhân lực tại Việt Nam, Anphabe nhận thấy: hiệu quả của khảo sát không chỉ phụ thuộc vào chất lượng câu hỏi mà còn ở cách doanh nghiệp phát động và truyền thông chiến dịch khảo sát. Dưới đây là những bí quyết thiết thực giúp tăng tỷ lệ tham gia khảo sát nội bộ một cách bền vững và hiệu quả.
1. Truyền thông đúng – đủ – chạm
Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là gửi khảo sát cho nhân viên mà không cung cấp đủ ngữ cảnh hay lý do vì sao họ nên tham gia. Điều này khiến khảo sát bị xem như một nhiệm vụ hành chính, thay vì là cơ hội được lên tiếng.
Để truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp cần:
- Làm rõ mục đích khảo sát: Hãy nói cho nhân viên biết vì sao khảo sát được thực hiện, và điều gì sẽ xảy ra sau đó. Ví dụ: “Kết quả khảo sát năm ngoái đã giúp công ty điều chỉnh chính sách phúc lợi và triển khai mô hình làm việc linh hoạt hơn.”
- Nhấn mạnh vai trò của người tham gia: Nhân viên cần hiểu rằng tiếng nói của họ có trọng lượng, là dữ liệu quý để doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc, chứ không đơn thuần để “lấy lệ”.
- Cam kết bảo mật và minh bạch: Đây là yếu tố then chốt để khuyến khích nhân viên trả lời thành thật. Nếu có thể, hãy sử dụng bên thứ ba độc lập như Anphabe để thực hiện khảo sát, đảm bảo tính khách quan và ẩn danh.
2. Tạo động lực tham gia bằng cách khéo léo
Không phải nhân viên nào cũng sẵn sàng dành thời gian để điền khảo sát, nhất là khi họ đang bận rộn hoặc không thấy khảo sát có ích. Để thay đổi hành vi này, doanh nghiệp có thể áp dụng các kỹ thuật tạo động lực sau:
- Khen ngợi kịp thời: Đừng đánh giá thấp sức mạnh của lời khen. Hãy ghi nhận những cá nhân hoặc bộ phận tham gia khảo sát sớm và có tinh thần hợp tác.
- Tổ chức thi đua nội bộ: Tạo mini contest giữa các phòng ban – ai có tỷ lệ tham gia cao nhất sẽ nhận phần thưởng hoặc được vinh danh trong bản tin nội bộ.
- Áp dụng yếu tố “gamification”: Thiết kế giao diện khảo sát có hình ảnh sinh động, chèn các yếu tố trò chơi như thanh tiến độ, huy hiệu hoàn thành... để tăng mức độ tương tác và trải nghiệm người dùng.
- Tặng quà động viên: Một phần quà nhỏ (voucher ăn trưa, cafe, phiếu mua hàng…) có thể mang lại hiệu quả bất ngờ, nhất là trong lần triển khai khảo sát đầu tiên hoặc sau những lần tỷ lệ phản hồi thấp.
3. Đảm bảo khảo sát dễ thực hiện, không làm phiền
Hành vi của nhân viên ngày càng giống với khách hàng – họ mong muốn mọi thứ nhanh, đơn giản và dễ sử dụng. Vì vậy, một khảo sát quá dài, rối rắm hoặc phức tạp sẽ bị bỏ qua ngay từ đầu.
Doanh nghiệp nên:
- Rút gọn nội dung khảo sát: Chỉ nên tập trung vào những chỉ số cốt lõi (Core Metrics), tránh lan man và dàn trải. Một khảo sát nội bộ lý tưởng chỉ nên kéo dài từ 7-12 phút.
- Sử dụng ngôn ngữ thân thiện: Thay vì những thuật ngữ chuyên môn, hãy đặt câu hỏi như đang trò chuyện với nhân viên.
- Đa dạng phương thức tiếp cận: Cho phép nhân viên tham gia khảo sát qua email, điện thoại, mã QR, ứng dụng di động hoặc các buổi phỏng vấn trực tiếp nếu cần thiết. Điều này rất quan trọng với các doanh nghiệp có lực lượng lao động tuyến đầu, ít sử dụng email.
- Tối ưu thiết bị di động: Ở nhiều tổ chức, hơn 60% lượt khảo sát đến từ điện thoại. Đảm bảo giao diện thân thiện với mobile là điều bắt buộc.
4. Nhắc nhở đúng lúc – đúng người – đúng cách
Ngay cả khi thông điệp tốt và khảo sát dễ dùng, nếu doanh nghiệp không nhắc nhở kịp thời, nhiều nhân viên vẫn... quên tham gia.
Một số gợi ý hiệu quả:
- Email nhắc nhở cá nhân hóa: Gửi lời nhắc tới từng cá nhân, thay vì chỉ nhắm đến toàn bộ tổ chức. Có thể sử dụng các công cụ gửi email tự động theo phân nhóm.
- Thông báo đa kênh: Ngoài email, hãy tận dụng intranet, bản tin công ty, bảng tin vật lý, mạng xã hội nội bộ (Workplace, Zalo OA nội bộ…) để nhắc nhẹ nhưng liên tục.
- Thông điệp từ lãnh đạo: Một video hoặc email từ CEO kêu gọi nhân viên tham gia khảo sát có thể tạo sức lan tỏa lớn, nhất là khi lãnh đạo thể hiện sự cam kết cải thiện dựa trên kết quả khảo sát.
5. Công bố kết quả và hành động rõ ràng
Điều làm nhân viên cảm thấy bị “phản bội” nhiều nhất sau khảo sát là kết quả không được chia sẻ và không có hành động nào diễn ra sau đó. Điều này khiến họ mất niềm tin và không còn muốn tham gia trong các lần sau.
Để xây dựng niềm tin, hãy:
- Minh bạch công bố kết quả: Dù kết quả tích cực hay tiêu cực, doanh nghiệp nên chia sẻ một bản tổng hợp, đặc biệt là những điểm nổi bật và xu hướng chính.
- Giải thích hành động tiếp theo: “Chúng tôi thấy rằng nhân viên đánh giá thấp chỉ số ghi nhận – do đó từ tháng tới, sẽ triển khai chương trình 'Thank You Board' và đào tạo quản lý về kỹ năng công nhận nhân viên.”
- Cảm ơn chân thành: Một email hoặc lời nhắn cảm ơn nhân viên đã tham gia khảo sát sẽ tạo ấn tượng tích cực và thúc đẩy sự tham gia ở những lần tiếp theo.
6. Văn hóa lắng nghe cần được nuôi dưỡng mỗi ngày
Cuối cùng, không có công cụ khảo sát nào thực sự hiệu quả nếu doanh nghiệp chưa xây dựng được một văn hóa lắng nghe và hành động. Thay vì chỉ “lắng nghe theo mùa”, các tổ chức nên duy trì đối thoại hai chiều giữa nhân viên và lãnh đạo một cách liên tục.
Một số yếu tố quan trọng cần nuôi dưỡng:
- Lãnh đạo làm gương: Lãnh đạo phải là người đầu tiên tham gia khảo sát, chia sẻ kết quả và hành động cụ thể.
- Khuyến khích phản hồi mở: Xây dựng không gian an toàn để nhân viên có thể chia sẻ thẳng thắn, không sợ bị đánh giá hay trừng phạt.
- Tạo các vòng khảo sát ngắn (pulse survey): Thay vì chờ khảo sát hàng năm, hãy sử dụng các khảo sát ngắn để kiểm tra “sức khỏe tổ chức” thường xuyên.
Kết luận
Khảo sát nội bộ không chỉ là một công cụ đánh giá – đó là biểu hiện của sự tôn trọng tiếng nói nhân viên. Khi doanh nghiệp biết cách kêu gọi, truyền thông và hành động sau khảo sát, đó cũng chính là lúc doanh nghiệp xây dựng được niềm tin bền vững và văn hóa gắn kết sâu sắc.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp khảo sát toàn diện, độc lập và chuyên sâu, hãy kết nối với Anphabe để được tư vấn cụ thể về Khảo sát nội bộ “Nguồn nhân lực Hạnh phúc” – giải pháp giúp hơn 500 doanh nghiệp tại Việt Nam cải thiện gắn kết và giữ chân nhân tài.
